Bookacamp News

Latest & Greatest Updates 19.12.2025

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✨ Wissenswertes

• Facelift für Account-Einstellungen

  Wir haben der Übersichtlichkeit halber die Account-Einstellungen neu und produktbezogen geordnet, sodass nur Einstellungen sichtbar sind, die sich auf aktivierte Produkte beziehen. Darüber hinaus hat der Facelift die Ladezeiten und den Ressourcenverbrauch der Account-Einstellungen verbessert.

• Teilnehmer*innen direkt anschreiben

  Wenn du im Angebot aktiviert hast, dass nach der E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person gefragt wird, kannst du in den Account-Einstellungen für E-Mails entscheiden, dass unsere Teilnehmer-bezogenen E-Mails (z.B. Fragebogen, Reisedokumente) oder der Sammelversand direkt an die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person geschickt wird. Das zielt eher auf Angebote ab, die sich an Erwachsene richten.

• Type-and-Suggest für Labels

  An allen Stellen, wo den Datensätzen ein Label zugeordnet werden kann, werden automatisch beim Schreiben Vorschläge gemacht, wenn ein Label schon vorhanden ist. Das verhindert die doppelte Anlage von Labels mit Schreibfehlern.

• Teilnahmen pro Standort – Entwicklungen der letzten fünf Jahre

  Unsere Statistik zeigt, wie sich die Buchungen an den Standorten in den vergangenen fünf Jahren entwickelt haben. Dabei wird jede Buchung dem Jahr des Angebotsstarts zugeordnet „Aktiv“ steht für tatsächliche Teilnahmen, während „inaktiv“ alle stornierten oder nicht realisierten Buchungen umfasst. So gibt es einen transparenten Überblick über die Entwicklung der Nachfrage und Teilnahmezahlen an den Destinationen.

• Dokumente beim Angebot hinterlegen

  Ab sofort kannst du alle wichtigen Dokumente zu deinen Angeboten (Durchgänge/Veranstaltungen) direkt im System hinterlegen. Lade Verträge, E-Mails oder andere Unterlagen als PDF, Bild oder EML-Datei hoch. So sind alle Informationen zu einer Destination jederzeit zentral verfügbar. Schluss mit verstreuten Dateien – alles an einem Ort, sicher und übersichtlich gespeichert.

• Preise pro Tag / pro Übernachtung

  Eine kleine Änderung mit großer Wirkung ist eine neue Option bei der Eingabe von Leistungen. Entschieden werden kann, ob der Preis einmalig oder pro Tag oder pro Nacht gilt. Nützlich ist das z.B. dann, wenn man eine tageweise Kurtaxe erheben muss.

• Anzeige des Checkout

  Um in der Abreisephase einen besseren Überblick zu haben, wird auf der Buchungsdetailseite neben der Info zum Checkin auch der Zeitpunkt des Checkout angezeigt.

• Angebotsveröffentlichung als Teaser

  Manchmal will man die Termine und Preise seiner Angebote schon auf der Webseite haben, sie sollen aber noch nicht buchbar sein. Wir haben dieses Thema aufgegriffen und gemacht, dass ein Durchgang als Teaser definiert werden kann. Dann ist er mit allen Texten und Bildern sichtbar, kann aber noch nicht gebucht werden.

• Änderung Mwst. auf Verpflegungsleistungen

  Im Steueränderungsgesetz ist für den Veranlagungszeitraum ab 01.01.2026 festgehalten, dass die Mwst. auf Speisen in der Gastronomie von 19% auf 7% gesenkt wird. Beim Durchgang kann man diesen Anteil bereits definieren und wir haben ihn zur Klarstellung von "Übernachtungsanteil" auf "Übernachtungs- und Verpflegungsanteil" geändert. Es ergibt Sinn, diese Funktion zu nutzen, denn die Steuerersparnis erhöht direkt den Gewinn.

• Bilder aus E-Mail-Aufzeichnungen gelöscht

  Um die Ladezeiten zu verbessern, haben wir alle Bilder aus älteren E-Mail-Aufzeichnungen, die älter als 1 Jahr sind, entfernt. Wir wenden dieses Verfahren dauernd an und löschen die Daten rückwirkend.

• 1. / 2. Mahnung wählbar

  In der Übersicht für ausstehende Zahlungen / Mahnungen kann man jetzt auswählen, ob man die 1. oder 2. Mahnung verschicken will. In den dazugehörigen E-Mails wird der Platzhalter (|booking-balance|) unterstützt, um den offenen Restbetrag auszuweisen.

• Transfer-Fragebogen bearbeiten

  Eine lange nachgefragte Funktion ist jetzt endlich nutzbar. Der Transfer-Fragebogen muss nicht mehr gelöscht werden, um ihn neu auszufüllen. Stattdessen können die Inhalte bearbeitet werden.

• Fragebogen-UI Verbesserungen

  Insbesondere in unseren Fragebögen sind Eltern sehr kommunikativ, wenn es darum geht mitzuteilen, dass ihre Kinder "keine", "no", "none", "-", "n.A." oder weitere Variationen bei den medizinischen Besonderheiten haben. Die Eingabe dieses Unsinns wird sowieso schon immer gefiltert. Jetzt haben wir die UI dahingehend angepasst, dass vorher nach ja/nein gefragt wird und nur wenn es Besonderheiten gibt, wird das Eingabefeld angezeigt.

• Ändern der Sprache der Buchung

  Wir speichern die Sprache beim Kundendatensatz und dort kann sie auch geändert werden. Wenn man eine Buchung bearbeitet, wird die Sprachauswahl jetzt auch angezeigt, den vorher war es recht unintuitiv zu wissen, wo man das Ändern muss.

• Ratenzahlung später hinzufügen

  Nach einem Beratungsgespräch kann es vorkommen, dass man eine Ratenzahlung nach der Buchung vereinbart und hinzufügen muss. Über die Buchungsdetailseite kann man diese Funktion aufrufen. Übrigens ist die Ratenzahlung mit Adyen und Stripe möglich, sodass die Kunden die Zahlungen einmalig autorisieren und unsere Automatisierungen kümmern sich dann darum, dass das Geld tatsächlich eingezogen wird.

🛒 Shop

• Nachträgliche Adressänderung

  Auch für Shop-Rechnung steht jetzt der Button zur Verfügung, der eine Rechnung nach einer Adressänderung erneuert und damit auf die neue Adresse ändert.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Ganze Gruppe bestätigen

  Wir arbeiten darauf hin, dass es bei einer Gruppenbuchung möglich ist, dass die Namen der Teilnehmenden angegeben werden können. Entweder im Buchungsformular oder im Kundenportal für Lehrer*innen. Wenn die einzelnen Teilnehmer*innen bekannt sind, werden jetzt mit einem Klick die dazugehörigen Buchungsdatensätze bestätigt und es wird weiterhin automatisch eine Entwurfsrechnung mit der Auflistung der Einzelleistungen erzeugt.

• Änderung der Einzelbuchung erzeugt neue Gruppenrechnung

  Bei Familien existiert für die einzelne Person eine Buchung, deren Abrechnung in einer Gruppenrechnung zusammengefasst wird. Ändert man die Leistungen einer Buchung, die zu einer Preisänderung führt, wird die Gruppenrechnung automatisch mit erneuert.

• Freie Betten pro Unterbringungskategorie

  Verkauft man Angebote in vielen Destinationen oder mit vielen verschiedenen Unterbringungsmöglichkeiten, kann die Frage aufkommen, wo für einen bestimmten Zeitraum mit einer bestimmten Gruppengröße noch Plätze frei sind. Wir haben dazu eine Kalenderdarstellung gebaut, die die Kalendar farblich und mit der Anzahl freier Betten für alle Kategorien gesammelt über alle Destinationen hinweg anzeigt. Die Funktion findet man im Integrationsleitfaden der Group Suite.

• Verpflegungs- und Zubereitungsliste sortieren

  Wir haben die Liste umsortiert, sodass die verschiedenen Verpflegungskategorien (Frühstück, Mittag, Abendbrot) im druckbaren PDF-Export zueinander gruppiert sind.

• Entwurfsrechnungen archivieren

  Im Umgang mit Gruppen ist die finale Abrechnung anfangs oftmals nicht fix, weil Änderungen der Gruppengröße und Anpassungen der Leistung häufig vorkommen. Dafür verwenden wir Entwurfsrechnungen, die zwar schon eine Rechnungsnummer bekommen haben, aber keine gültigen Rechnungen sind. Diese kann man jetzt archivieren, wenn man die Rechnung am Ende dann nicht final gestellt hat.

🏆 Kundenportal

• Kundenportal mit Änderungs-Review

  Unser Kundenportal hat viele Funktionen bekommen, womit der Kunde Aktualisierungen an einer Buchung selbst vornehmen kann. Mit der Stornierung und einer vorher hinterlegten Stornierungsstaffel kann im Self-Service inkl. Gebühr storniert werden. Auch das Ändern von Leistungen der Buchung ist möglich. Beide Funktionen können mit oder ohne Review durchgeführt werden. Mit Review bedeutet, dass die Änderungen zwischengespeichert und dann im Backoffice zur Überprüfung zur Verfügung gestellt werden. Ausstehende Reviews werden auf dem Dashboard automatisch bekannt gegeben.

• Zahlung

  Im Kundenportal ist jederzeit einsehbar, welche Zahlungsflüsse für eine Buchung schon stattgefunden haben, welche Rechnungen existieren und natürlich ist auch möglich offene Beträge direkt aus dem Kundenportal heraus zu bezahlen.

• Kundenportal bei Agentur deaktivieren

  Wer mit Agenturen zusammenarbeitet, möchte für bestimmte Agenturen sicher kein Kundenportal verwenden. Das kann dann einzeln pro Agentur deaktiviert werden.

• Zeitpunkt der Aktivierung

  Die Anlage der persönlichen Zugangsdaten erfolgt automatisch und du kannst in den Account-Einstellungen entscheiden, ob das beim Eingang einer Buchung oder bei der Bestätigung passieren soll. Selbstverständlich wird dabei sichergestellt, dass ein Kunde mit bestehenden Zugangsdaten keinen doppelten Login bekommt.

• Dokumente zum Angebot

  Die Detailinformationen zu einem Angebot und hinterlegte Reisedokumente werden im Kundenportal mit angezeigt. Damit können wir die Kunden weiter daran gewöhnen, nach Information erst im Kundenportal zu suchen und erst dann anzurufen.

• Stimmungsbild

  Das Aussehen des Kundenportals wird per se und automatisch an das eigene CI angeglichen. Wer dieses Aussehen mit einem Stimmungsbild weiter individualisieren will, schickt uns das Bild einfach an support@bookacamp.de.

• Buchung aus Kundenportal heraus

  Im Portal selbst gibt es die Möglichkeit weitere Kinder oder für die nächste Saison zu buchen. Nutzt man diese Funktion, sind die Daten des Buchenden bereits vorausgefüllt.

• Neues Passwort versenden

  Ruft der Kunde an, weil er die Zugangsdaten für das Kundenportal vergessen hat, müssen neue Zugangsdaten versendet werden. Das Anzeigen bestehender Passwörter ist technisch nicht möglich. Oberhalb der Buchungsdetailseite haben wir den Link prominenter platziert, um den Aufwand zu minimieren.

Autor: Mathias Methner

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