DATEV-Export je Rechnungsnummernkreis: jeder Absender bekommt seinen eigenen Buchungsstapel 18.09.2026
Für Veranstalter, Gruppenhäuser, Buchhaltung
Mit den Rechnungsausstellern rechnet ihr verschiedene Kunden unter verschiedenen Absendern ab, auf Wunsch jeweils mit eigenem Rechnungsnummernkreis. Oft gehört zu so einem Absender auch eine eigene Buchhaltung - eine eigene Gesellschaft, ein eigener Mandant bei der Steuerberatung. Bisher landeten trotzdem alle Rechnungen und Zahlungen in einem gemeinsamen DATEV-Export, und eure Buchhaltung musste sie von Hand auseinandersortieren.
Der DATEV-Export teilt die Buchungssätze deshalb automatisch nach Rechnungsnummernkreis auf. Jeder Nummernkreis wird als eigener DATEV-Buchungsstapel exportiert und kann direkt beim richtigen Mandanten eingelesen werden.
Ein Stapel je Nummernkreis
Der Export unterscheidet drei Fälle:
- Euer Standard-Nummernkreis aus den Kontoeinstellungen bildet wie gewohnt einen Stapel.
- Hat die Group Suite einen eigenen Rechnungsnummernkreis, bekommen ihre Rechnungen einen eigenen Stapel.
- Jeder Rechnungsaussteller mit eigenem Nummernkreis bekommt ebenfalls einen eigenen Stapel. Aussteller ohne eigenen Nummernkreis bleiben im Standard-Stapel.
Zu jedem Stapel gehört eine eigene Datei mit den Geschäftspartner-Stammdaten. Die Dateinamen tragen das Präfix des Nummernkreises, und in DATEV erscheint der Name des Ausstellers als Bezeichnung des Buchungsstapels. So seht ihr beim Einlesen sofort, welche Datei zu welchem Mandanten gehört.
Zahlungen landen im selben Stapel wie die Rechnung, zu der sie gehören. Damit bleiben Forderung und Zahlungseingang beim Mandanten zusammen, und die offenen Posten gleichen sich aus.
Eigene Mandantennummer je Nummernkreis
Damit jeder Stapel beim richtigen Mandanten ankommt, könnt ihr je Nummernkreis eine eigene DATEV-Mandantennummer hinterlegen: beim Rechnungsaussteller direkt im Formular, für die Group Suite in den Einstellungen unter Buchhaltung. Lasst ihr das Feld leer, gilt die Mandantennummer aus euren Kontoeinstellungen.
Im Backoffice und in der Automatisierung
Die Aufteilung gilt für den Finanzbuchhaltungsexport im Backoffice genauso wie für die DATEV-Automatisierung. Im Backoffice zeigt die Liste zu jedem Buchungssatz den Nummernkreis an, und ein Hinweis über der Liste nennt die Stapel mit ihren Mandantennummern. Die Automatisierung verschickt weiterhin eine einzige E-Mail - mit allen Stapeln als Anhang.
Für alle anderen ändert sich nichts
Wer keine weiteren Nummernkreise nutzt, bekommt genau denselben Export wie bisher: eine Datei, gleicher Dateiname, gleiche Mandantennummer. Die Aufteilung betrifft nur den DATEV-Export - die Schnittstellen zu Axians Infoma und Navision bleiben unverändert.
Autor: Mathias Methner